Im folgenden Artikel werden wir Ihnen erklären, wie Sie Ihren Vermietungsprozess mit dem Automatisierungsmodul von Immomio noch weiter automatisieren können.
Administratoren:
Sie können ab sofort in Immomio im Bereich "Verwalten"->"Automatisierter Vermietungsprozess" globale Einstellungen vornehmen, die im folgenden Abschnitt näher beschrieben werden. Diese Einstellungen können dann vom Agenten aufgerufen und objektspezifisch angepasst werden.
Agenten:
1. Automatisierte Aktivierung bzw. Deaktivierung der Objekte auf den Portalen
Sie können ab sofort den Zeitpunkt zur Aktivierung und Deaktivierung der Objekte auf den gewünschten Portalen voll automatisch steuern. Navigieren Sie zum Schritt 5 "Veröffentlichung" in der Objektbearbeitung und aktivieren Sie die entsprechende Option.
Automatische Aktivierung
Legen Sie fest zu welchem Datum und zu welcher Uhrzeit das Objekt automatisch auf die ausgewählten Portale veröffentlicht werden soll.
Automatische Deaktivierung
Legen Sie die Dauer bzw. Bedingung fest, anhand dieser das Objekt automatisch deaktiviert wird. Es kann hier zwischen Kalendertagen oder der Anzahl der eingegangenen Bewerbungen mit einem festgelegten Übereinstimmungs-Score gewählt werden.
2. Automatisierte Wohnungsvorschläge aktivieren
Sie können hier einstellen, wieviele Interessenten automatisch ein Gesuch angeboten bekommen.
Hierbei haben Sie die Möglichkeit anzugeben wieviele Gesuche des Objektes maximal ein Objekt angeboten bekommen. Ist die Anzahl erreicht wird die Automatik automatisch gestoppt.
In den Detailangaben zum Workflow legen Sie nun die Rahmenbedingungen für die Automatischen Gesuche fest.
So können Sie angeben, wieviele Gesuche gleichzeitig angeboten werden sollen. Ist die Anzahl erreicht, werden keine weiteren Angebote versendet, solange bis ein Vorschlag vom Suchenden angenommen/abgelehnt wurde oder die von Ihnen im Folgeschritt spezifizierte Dauer (in Tagen oder Stunden) erreicht ist. Anschließend werden weitere Angebote versendet, bis die oben gewählte Maximalanzahl erreicht ist.
Sie können auch hier einen gewünschten Score festlegen, anhand dessen das Objekt angeboten wird.
3. Automatisierung der Einladung zu Besichtigungsterminen
Sie können Interessenten automatisch zu Besichtigungsterminen einladen. Das bedeutet, dass der Status der Interessenten sich automatisch auf "Eingeladen" ändert und der Interessent sich einen Besichtigungstermin wählen kann, sobald ein Termin erstellt wurde.
Im ersten Schritt aktivieren Sie die Funktion und können dann spezifizieren, ob die automatischen Einladungen auch Portalbewerbungen oder nur Immomio-Gesuche betreffen soll.
Legen Sie dann eine Rückmeldefrist für die einzelnen Einladungen fest. Auch hier können Sie Kalendertage oder Stunden wählen. Läuft die Frist ab, wird der nächste Interessent in der Interessentenliste eingeladen.
Folgend können Sie auch hier einen Wunschscore festlegen, wonach Interessenten ohne Ihr Zutun den Status "Eingeladen" erhalten sollen (z.B. alle Interessenten mit einem Score von 10 sollen generell eine Einladung erhalten ohne, dass Sie tätig werden möchten).
Im Bereich "Workflowzeitraum" geben Sie an, ab welchem Zeitpunkt bzw. Datum und Uhrzeit die automatischen Einladungen starten sollen.
Abschließend legen Sie fest, wann der Workflow stoppen soll. Hierbei gibt es zwei Möglichkeiten:
A) Sobald ein Objekt von Ihnen als "vermietet" markiert wurde.
B) Sobald die von Ihnen hier ausgewählte Anzahl an Interessenten nach einem Besichtigungstermin den Status "Interessiert" haben und in der engeren Auswahl sind. Dies ist besonders praktisch, da Sie somit den Einladungsprozess automatisch stoppen können, sobald Sie potenzielle Mieter für ein Objekt haben.
4. Den Status des Automatisierungsprozesses können Sie am jeweiligen Objekt oberhalb der Interessentenliste einsehen.
Workflow Vorlagen
In Immomio können Sie im Verwaltungsbereich unter dem Punkt "Automatischer Workflow" als Administrator sogenannte "Workflow-Vorlagen" erstellen.
Dies sind Vorlagen, die Sie für Ihr Unternehmen vordefinieren können und auf die alle Agenten zurückgreifen können.
Die Erstellung eines Workflows ist identisch zu dem oben beschriebenen Prozess. Sie legen hier nur noch einen Namen für die Vorlage fest und geben an, ob diese von Ihren Agenten dann bei der Auswahl am entsprechenden Objekt nachbearbeitet werden darf. Wenn Sie den Haken setzen, können Agenten ausschließlich Ihre angelegten Vorlagen nutzen.
