Wenn Sie die Vorbereitungen für die digitale Signatur getroffen und ein Kontingent gebucht haben, können Sie nun mit der Vertragserstellung beginnen. Dazu haben Sie drei Einstiegsmöglichkeiten:
1) Über den Bereich "Verträge"
Wenn der zukünftige Mieter kein Interessent in Ihrer Objektliste ist, dann können Sie den Mietvertrag über den Menüpunt "Verträge" hochladen und die Angaben manuell ergänzen. Wählen Sie in der Ansicht oben rechts "Neuer Vertrag" aus.
2) Über den Interessenten
Sollten Sie bereits Immomio als Vermietungslösung nutzen und sich der zukünftige Mieter in der Interessentenliste am Objekt befinden, so können Sie die Vertragserstellung auch über das Drei-Punkte-Menü beim gewünschten Interessenten anstoßen. Sowohl die Objekt- als auch die Mieterdaten werden dann in den kommenden Schritten aus Immomio übertragen.
3) Über das Objekt
Sollten Sie bereits Immomio als Vermietungslösung nutzen und sich das vermietete Objekt in Immomio befinden, so können Sie die Vertragserstellung auch über das Drei-Punkte-Menü beim gewünschten Objekt anstoßen. Die Objektdaten werden dann in die Vertragsvorbereitung automatisch übertragen.
Je nachdem ob Sie über Schritt 1, 2 oder 3 in den Prozess einsteigen öffnet sich ein neues Modal.
Hier können Sie nun im ersten Schritt Ihren vorbereiteten Vertrag hochladen. Die unterstützten Formate sind .pdf und .docx.
Wählen Sie anschließend die gewünschte Signaturmethode aus.
Bei der einfachen Signatur erhält der Vertragspartner eine E-Mail und hat dann Zugriff auf den Vertrag
Bei der erweiterten elektronischen Signatur wird dem Vertragspartner zur Verifikation der Identität ein Verifikationscode per Sofortüberweisung zugesendet. Die Ermittlung der Identität erfolgt dann durch unseren Partner die Schufa. Sobald die Identität bestätigt ist erhält der Vertragspartner eine 1 Cent Überweisung mit einem Code im Verwendungszweck. Diesen muss er dann in Immomio eingeben um Zugriff auf den Vertrag zu erhalten. Hierdurch wird sichergestellt, dass der Vertrag nur mit dem jeweiligen Vertragspartner geschlossen werden kann.
Folgend müssen Sie nun einen Unterzeichner auf der Vermieterseite hinzufügen. Klicken Sie auf "Hinzufügen" um nun das Eingabemodal für Ihren Unterzeichner auszuklappen.
Sie werden nun gebeten einige Daten zum Unterzeichner einzugeben. Sie können natürlich auch aus in Immomio angelegten Agenten wählen oder aber eine externe Person als Unterzeichner eintragen. Die Anlage mehrerer Vertragsunterzeichner ist über den Button "Hinzufügen" ebenfalls möglich.
Achten Sie hier auf korrekte Dateneingabe, da ansonsten die Verträge nicht per E-Mail zugestellt werden oder der Vertrag nicht unterzeichnet werden kann.
Wenn Sie sichergestellt haben, dass die Daten korrekt eingegeben sind, klicken Sie unten rechts auf "Weiter".
Im weiteren Verlauf werden Sie nun aufgefordert Daten zum Vertragsobjekt anzugeben. Diese werden dem zukünftigen Mieter vor der Vertragsunterzeichnung angezeigt. Übernehmen Sie hier sorgfältig die Daten aus dem Mietvertrag und klicken rechts auf "Weiter".
Anschließend können Sie nun die Daten der zukünftigen Mieter hinzufügen. Achten Sie hier darauf alle Vertragspartner einzugeben. Bei fehlerhafter Eingabe kann der Vertrag nicht versendet oder unterzeichnet werden.
Nach der Eingabe der Mieterdaten können Sie auf "Weiter" klicken und werden nun im nächsten Schritt zur Vertragsprüfung zu Docusign weitergeleitet.
Wenn Sie Ihren Vertrag bereits vorbereitet haben, können Sie hier auf die letzte Vertragsseite scrollen und die Platzhalter für Datum, Ort, und die Unterschriften der Vertragspartner überprüfen.
Sollten Sie das Vertragsdokument nich vorbereitet haben, so können Sie nun auf der linken Seite die notwendigen Felder wählen und diese per Drag & Drop in das Dokument an die gewünschte Stelle ziehen.
Anschließend können Sie die Felder markieren und rechts den entsprechenden Unterzeichner für das markierte Feld wählen
Sie können nun zum Abschluss eine Vorschau des Vertrags einsehen oder den Vertrag absenden.
Je nach eingestellter Reihenfolge, erhalten nun die Mieter oder die Unterzeichner auf Vermieterseite eine E-Mail. In dieser E-Mail befindet sich ein Link zum Signaturprozess. Dies kann bis zu 15 Minuten dauern.
Bestehenden Vertrag bearbeiten / Korrekturfunktion
Sie können einen bestehenden, offenen Vertrag einmal bearbeiten, solange noch keine Partei unterzeichnet hat. Klicken Sie hierzu im Bereich "Offene Verträge" bei einem offenen Vertrag auf die drei Punkte rechts und auf "Vertrag bearbeiten".
Nach dem Klick auf "Vertrag bearbeiten" öffnet sich das Fenster zum Vertragsupload, um den Prozess von Neuem zu Starten bzw. die einzelnen Daten anzupassen. Alle Felder können nachbearbeitet werden. Im Anschluss werden Sie dann auch wieder auf die DocuSign Oberfläche weiter geleitet.
Wichtig ist, dass Sie den Vertrag in Docusign nach dem Bearbeiten erneut "senden" (nicht speichern & schließen), da es ansonsten nicht möglich ist, den Vertrag zu unterzeichnen.
Bei der einmaligen Nachbearbeitung eines Vertrages wird kein zusätzlicher Vertragsumschlag.