Der folgende Artikel beschreibt den Einstieg in die digitale Signatur von Immomio.
Um die digitale Signatur von Immomio in Ihren Mietverträgen nutzen zu können, benötigen Sie neben dem Modul "Digitale Signatur" ein Kontingent an Vertragspaketen. Die Anzahl der noch zur Verfügung stehenden Verträge, finden Sie in Ihrem Immomio Account unter dem Menüpunkt "Verträge". Auf der rechten Seite können Sie dann die Anzahl des Kontingents überprüfen.
Wichtige Information vorab
Bitte beachten Sie, dass ein Vertrag nicht mehr geändert werden kann, sobald die erste Partei unterzeichnet hat. Sollte der Signatur-Prozess danach abgebrochen werden (bspw. aufgrund inkorrekter Daten der anderen Vertragspartei), verfällt der Vertrag und wird von Ihrem Kontingent abgezogen.
Informationen für Administratoren
Konfiguration
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit diverse Einstellungen zur Digitalen Signatur zu konfigurieren. Klicken Sie hierzu auf "Verwaltung>Digitale Signatur".
Im ersten Schritt können Sie einrichten ob Sie den Unterzeichnungsprozess für den Interessenten abbrechen möchten, wenn dieser das betreffende Objekt noch nicht besichtigt hat oder ob Sie den Prozess im Falle dessen dennoch fortführen.
Möglichkeit 1: Signaturprozess abbrechen:
Wenn Sie den Prozess für den Interessenten an dieser Stelle abbrechen, wird der Interessent nicht in der Lage sein, den Vertrag zu unterzeichnen, wenn vorher keine Besichtigung stattgefunden hat. Der Interessent wird hier dann darauf hingewiesen, den zuständigen Agenten zu kontaktieren um einen Termin zur Besichtigung zu planen. Der Signaturprozess wird dann für den Interessenten abgebrochen
Möglichkeit 2: Signaturprozess fortführen:
Sollten Sie die Weiterführung an dieser Stelle wünschen, so wird der Interessent über die Widerrufsfristen informiert und die entsprechende Widerrufsbelehrung wird dem Interessenten vor der Unterzeichnung angezeigt und als Vertragsanhang hinzugefügt.
Im nächsten Schritt können Sie festlegen, welche Partei den Vertrag zuerst unterzeichnen soll. Diese Partei bekommt den Vertrag zur Unterschrift zuerst zugesendet. Erst nachdem der Vertrag von der hier ausgewählten Partei unterzeichnet wurde, erhält die Gegenpartei den Vertrag per E-Mail.
Im letzen Schritt können Sie Kontaktdaten angeben, welche vom Interessenten im Falle von Rückfragen zum Vertrag genutzt werden können. Die Kontaktdaten werden dem Mieter dann im Unterzeichnungsprozess auf Wunsch angezeigt.
Kontingente buchen
Wenn Sie neue Vertragsumschläge für Ihren Account benötigen, können Sie im Bereich "Digitale Signaturen" unter "Vertragspakete" neue Kontingente buchen.
Sie können hier aus verschiedenen Paketgrößen wählen und mit einem Klick auf das kleine Plus auf der rechten Seite einzelne Mengen zum Einkaufswagen hinzufügen.
Anschließend können Sie auf "Weiter" klicken und Ihre Buchung überprüfen und bestätigen. Sie erhalten umgehend Zugriff auf Ihre Vertragsumschläge und bekommen die Rechnung per E-Mail an Ihre hinterlegte Rechnungsadresse.
Unternehmensverträge für die digitale Signatur vorbereiten
Platzhalter verwenden
Um Ihre Verträge mit Immomio und unserem Partner Docusign nutzen zu können, ist es ratsam, die Verträge mit entsprechenden Platzhaltern zu versehen, damit Sie sowie der zukünftige Mieter virtuell unterschreiben können.
Sie haben im Bereich Verwaltung>Digitale Signatur>Platzhalter die Möglichkeit diese zu definieren. Sie müssen hierzu einen Platzhaltertyp sowie ein gewünschtes Label definieren. Anschließend können Sie die Feldbreite in Pixel, die Schriftart, Größe und die entsprechenden Offsets (Standardmäßig is keine Angabe nötig) festlegen.
Hier ein kurzes Beispiel:
- Klicken Sie den "⊕ Platzhalter hinzufügen"-Button.
- Wählen Sie den "Platzhaltertyp" Text.
- Schreiben Sie einen Labelnamen in das "Label", bspw. "adresse".
- Optional: Können Sie "adresse" als Pflichtfeld markieren. (achten Sie darauf alles klein zu schreiben)
- Wählen Sie die benötigte Feldbreite in Pixeln. (Wird autom. erweitert, falls zu klein).
- Wählen Sie die Schriftart & Schriftgröße, die Ihrem Vertragsdokument entspricht.
- Klicken Sie auf den "Speichern"-Button.
- Der Platzhalter hat nun das Format #adresse_mieter_1 wobei die Zahl fortlaufend für einen Mieter steht.
Wenn Sie die Platzhalter in Immomio eingepflegt haben, fehlt nun lediglich das Einfügen ins Vertragsdokument von Ihnen.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie Ihre Vertragsvorlage und schreiben Sie den Tag im passenden Format (#label_mieter_nummer oder #label_vermieter_nummer)an die Stelle wo der Platzhalter erscheinen soll. Hier z.B. "#adresse_mieter_1" für die im obrigen Beispiel festgelegte Adresse des ersten Mieters.
2. Falls Sie das selbe Tag auch für den Vermieter oder weitere Mieter benötigen, können Sie das Dokument entweder mit "#adresse_vermieter_1" oder mit fortlaufender Nummerierung "#adresse_mieter_2","#adresse_mieter_3"versehen.
3. Markieren Sie nun den Tag und wählen als Schriftfarbe im Dokument weiß aus, so dass der Text vor dem Dokumentenhintergrund nicht mehr zu sehen ist.
Fügen Sie die Platzhalter in weiß in Ihr Dokument an die entsprechende Stelle ein.
Hier anbei Beispiel für standardmäßige, häufig genutzte Platzhalter:
#unterschrift_vermieter_1
#datum_vermieter_1
#ort_vermieter_1
#iban_vermieter 1
#unterschrift_mieter_1
#datum_mieter_1
#ort_mieter_1
#iban_mieter 1
Die Nummer im Platzhalter entspricht dann dem hinterlegten Mieter/Vermieter. So können Sie bei mehreren Vertragsparteien die Platzhalter mit den entsprechenden Zahlenwerten am Ende erhöhen. Im Beispiel sind die benötigten Platzhalter für einen Mietvertrag mit zwei Mietern dargestellt:
#unterschrift_vermieter_1
#datum_vermieter_1
#ort_vermieter_1
#iban_mieter_1
#unterschrift_mieter_1
#datum_mieter_1
#ort_mieter_1
#iban_mieter_2
#unterschrift_mieter_2
#datum_mieter_2
#ort_mieter_2
WICHTIG: Die Platzhalter werden eine Zeile über der gewünschten Position im Dokument eingesetzt und weiß gefärbt.
Nach dem Einfügen der Platzhalter können Sie sich die Datei als .docx oder .pdf abspeichern. In diesen beiden Formaten werden die Platzhalter im Signatur-Prozess nun automatisch erkannt und entsprechend den Unterschrift-Feldern befüllt.
Ohne Platzhalter
Wenn Sie keine vorbereiteten Vertragsdokumente haben, können Sie die Felder für die Signaturen im Prozess in Docusign auch bei jeder Vertragserstellung manuell setzen und dort die unterzeichnende Partei für jedes Feld auswählen.
Wir empfehlen ausdrücklich die Vorbereitung einer Vorlage mit Platzhaltern, um das manuelle hinzufügen der Felder im Prozess einzusparen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie hierbei Hilfe benötigen.
Hier angehängt erhalten Sie einen Mustervertrag mit den Platzhaltern als Beispiel