Wissensdatenbank

Immomio bildet für Vermieter und Mietinteressenten das komplette Terminmanagement inkl. der Kommunikation ab.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Besichtigungstermine zu erstellen.

1. Möglichkeit:  Klicken Sie auf den Reiter Besichtigungstermine und anschließend auf "Besichtigungstermin erstellen"

Wenn Sie über Möglichkeit 1 einen Besichtigungstermin erstellen wollen, dann gilt es zunächst das entsprechende Objekt auszuwählen. Das Feld "Lagebeschreibung" wird anschließend automatisch gefüllt.

Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:

Datum: Hier das Datum für die Besichtigung eintragen (Format dd.mm.yyyy - Beispiel 12.12.2020)

Uhrzeit:  Hier die Uhrzeit der Besichtigung eintragen (Format hh:mm - Beispiel 10:30)

Maximale Teilnehmeranzahl:  Geben Sie hier die maximale Teilnehmeranzahl für die Besichtigung ein. Das Minimum liegt hier bei 1 und das Maximum bei 20 möglichen Zusagen für eingeladene Interessenten.

Zeitrahmen für Zusagen einschränken

Um kurzfristige Zusagen zu unterbinden können Sie einstellen, bis zu welchem Zeitpunkt eine Teilnahme an der Besichtigung bestätigt werden kann.

Diese Einstellung kann für zukünftige Termine vom Agenten, durch setzen eines Hakens im Kontrollkästchen gespeichert werden.

Optionale Informationen zum Termin:

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit weitere Details für die Interessenten hinzuzufügen, klicken Sie dafür auf "Weitere Details zum Termin für Interessenten anzeigen"

Hier können Sie beispielsweise die Kontaktdaten der Person eintragen, die den Besichtigungstermin durchführt. Das kann zum Beispiel ein Makler oder Vormieter sein (die Kontaktdaten werden dem Interessenten dann im Termin angezeigt).

In dem Feld "Besondere Hinweise" können Sie außerdem eine Nachricht an die Interessenten hinterlassen. 

Beispiele: Wegbeschreibung zur Wohnung oder Nachname des Vormieters, damit Interessent weiß wo er zu klingeln hat.

Um den Termin zu erstellen klicken Sie abschließend auf den Button "Besichtigungstermin erstellen"

2. Möglichkeit (am häufigsten genutzt): Klicken Sie in der Objektliste am jeweiligen Objekt auf die Interessentenliste und anschließend auf "Besichtigungstermin erstellen"

I) Wenn Sie dann auf "Besichtigungstermin erstellen" klicken, ist das Vorgehen analog Möglichkeit 1 - nur,  dass hier das Objekt und die Lagebeschreibung bereits ausgefüllt sind.

3. Möglichkeit: Navigieren Sie zur Objektliste und klicken Sie auf das Kalendersymbol des Objekts, für das Sie einen Termin erstellen wollen:

(Hinweis zur farblichen Abbildung des Symbols: Ist das Kalendersymbol blau sind bereits Besichtigungstermine für das Objekt  hinterlegt. Ist es grau, sind keine Besichtigungstermine erstellt)

Dann folgen Sie dem Vorgehen analog Möglichkeit 1 - nur,  dass hier das Objekt und die Lagebeschreibung bereits ausgefüllt sind.

4. Möglichkeit: Klicken Sie auf das Kalendersymbol in Exposé Modal

Durch Klicken auf den Objekttitel, können Sie das Modal öffnen. Klicken Sie dann unten auf das Kalender-Symbol.

Dann folgen Sie dem Vorgehen analog Möglichkeit 1 - nur,  dass hier das Objekt und die Lagebeschreibung bereits ausgefüllt sind.

Wie verwalte ich meine erstellten Termine?

Wo finde ich meine erstellten Termine?

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Termine in der allgemeinen Terminübersicht oder der objektspezifischen Terminübersicht einzusehen und zu verwalten.

Hierzu werden Ihnen alle anstehenden Besichtigungstermine entweder in der Listen- oder Kalenderansicht angezeigt. Dies gilt auch für verstrichene Besichtigungstermine.

Listenansicht:

Kalenderansicht:

Wie kann ich Termine absagen?

Über das Untermenü können einzelne Termine jederzeit abgesagt werden. Hier werden Sie vorher gefragt ob Sie den Termin wirklich löschen wollen, um versehentliche Löschungen zu vermeiden.

Wie lade ich Interessenten zu Besichtigungsterminen ein?

In der Interessentenliste befindet sich jeder Interessent, der sein Interesse an dem jeweiligen Objekt bekundet hat. Durch einen einfachen Klick auf ‘Interessent einladen’ (Mehrfachauswahl ebenfalls möglich) wird automatische eine Einladung versendet und der Mietinteressent hat jetzt die Möglichkeit im Mieterportal seinen Wunschtermin zu wählen. Sie werden hier gefragt, welche E-Mail Vorlage dem Interessenten geschickt werden soll.

Interessenten die bereits zugesagt haben, werden als "Zugesagt" in der Interessentenliste gekennzeichnet.

Alle Interessenten, die zum Besichtigungstermin zugesagt haben, sehe Sie zudem in der jeweiligen Terminübersicht.

Wie ändere ich einen bestehenden Termin?

Wenn Sie in das Untermenü des jeweiligen Besichtigungstermins navigieren, können Sie mit einem Klick auf "Bearbeiten" den Termin bearbeiten. Sie können hier alle Kriterien anpassen. Die Interessenten werden anschließend per E-Mail informiert. Wichtig wäre hier zu vermeiden, dass die Interessenten zu kurzfristig über größere Änderungen informiert werden. Bitte beachten Sie, dass die Informations-Mail bei jeder Änderung versendet wird.

Einladungen zu Besichtigungsterminen können auch an nicht Immomio Nutzer versendet werden.

Im Untermenü eines erstellten Besichtigungstermins können Sie über einen Klick auf Termin senden, diesen auch an nicht Immomio Nutzer kommunizieren. 

Termine im Kalender (Outlook, Google Calendar etc.) hinterlegen

Sie können die Termine mit einem einfachen Knopfdruck in Ihren Kalender-Programmen blocken.

Bei Erstellung des Termins können Sie eine entsprechende Checkbox markieren.

Sie erhalten dann eine E-Mail mit der Möglichkeit eine ICS Datei zu Ihrem Kalenderprogramm hinzuzufügen.

In der Fußzeile der E-Mail können Sie außerdem die ICS Datei herunterladen.